למה חשוב שתהיה לך תוכנית עבודה ואיך עושים את זה?

אז ממש השבוע ישבתי לכתוב תוכנית עבודה לשנה הקרובה
ובזמן שכתבתי אותה עלה לי רעיון לכתוב על זה פוסט.
שאלתי באינסטגרם שלי האם פוסט כזה יעניין אתכן ו- וואו! לא תיארתי לעצמי עד כמה הביקוש גבוה.
הסקר הראה כמעט 100% שמעוניינות בפוסט (ועוד כמה עם אינסטגרם הפוך שהתכוונו ל’כן’ אבל יצא ‘לא’ 😉 ).
חלק גם הגדילו לעשות ושלחו לי בפרטי שהן ממש ישמחו לפוסט כזה.

כשאני חיפשתי לבנות לעצמי תוכנית עבודה שמעתי בהרבה מקומות על כמה זה חשוב.
שמעתי את הכל על היתרונות (שמיד אספר לך עליהם) ועל כמה זה מועיל-
אבל לא מצאתי דוגמא לאיך זה אמור להיראות.
אז קראתי, בדקתי ובעיקר- ניסיתי, טעיתי, למדתי מזה והשתדרגתי למה שהכי נוח עבורי והכי מקדם אותי.

למה את צריכה תוכנית עבודה?

הרבה פעמים אנחנו שמות לעצמנו מטרה וקצת מאבדות אותה בדרך.
לפעמים אנחנו כ”כ שוקעות בשגרה שלנו שכבר קשה לזכור מה היה היעד?
בתקופה האחרונה הרגשתי שאני קצת נשאבת לעבודה ובימים הפנויים נשאבת לבטלה – עד הרגע שקלטתי.
הסיבה שאני נשאבת בקלות ומוצאת את עצמי הרבה פחות פרודוקטיבית משהייתי רוצה, היא בגלל שאני כבר לא ממוקדת מטרה.
כלומר, אני יודעת מה המטרה הסופית שלי כן?
אבל לא פועלת.
ו…אם אני מאמינה שכל יום אני צריכה לעשות משהו שיקדם אותי לשם – כדאי שאני אדע גם מה אני אמורה לעשות כל יום, לא?
כשאנחנו לא מגדירות מטרה ברורה, פעולות ספציפיות, יעדים לכבוש בדרך – אנחנו יכולות ללכת סביב המטרה במשך המון זמן מבלי להגיע אליה.

זה היה השלב שבו התעוררתי והבנתי שעד שלא אגדיר מחדש (כי דברים השתנו מהפעם האחרונה) את המטרה שלי בצורה ברורה ואקבע לי תוכנית עבודה-
אני לא אגיע ליעד.

כבר סיפרתי בעבר שאני כובשת מטרות סדרתית
ואני לא חושבת שזה בגלל שיש לי כוחות על 😉
הסיבה היא שאני מאורגנת, אוהבת רשימות ולסמן וי (או במקרה שלי – למרקר באובססיביות).
השילוב של כל אלה הוא מתכון מאוד טוב להגעה ליעד והחלק המשמח הוא שכל אחת יכולה ללמוד איך לעשות את זה.
לא נדרשות שום יכולות מיוחדות.

הרבה אנשים חושבים על עצמם שהם מתקשים להתמיד ואני אומרת –
כשתדעו לדייק את המטרה שלכם ואת כל הפעולות בדרך
אתם תתמידו מבלי לשים לב שאתם עושים את זה.
יותר מזה, הרבה פעמים כשאני מנתחת עם ה’לא מתמידים’ את חוסר ההתמדה שלהם
הם יכולים להיזכר בלפחות 3 מקרים שונים שבהם הם כן התמידו.
ואם לא?
well, גם להתמיד בלא להתמיד זו סוג של התמדה 😉

תוכנית עבודה בעצם תעזור לך למקד את המטרה שלך בצורה טובה ומתוך זה לפרק את המטרה לצעדים קטנים בדרך.

אז איך מתחילים?

אני אוהבת ליצור 5 כאלה.
אל תיבהלי – זה הרבה פחות קשה ממה שזה נשמע.
כשאת רוצה להגיע למטרה זה אפילו קל ומכניס המון מוטיבציה ואנרגיות לעשייה.

5 התוכניות הן- תוכנית שנתית, רבעונית, חודשית, שבועית ויומית.

הסיבה שזה הרבה יותר ממה שזה נשמע היא שכל אחת בעצם נגזרת מהשנייה.
כשאני יודעת מה המטרה השנתית שלי – אני יודעת מה אני צריכה לעשות ברמה הרבעונית ומתוך זה מה היעד כל חודש, שבוע ויום.
אל תדאגי, אנחנו נלך פה צעד-צעד ואסביר לך מה אני עושה שלב שלב 🙂

1. תוכנית שנתית.

ההתחלה והמקור של הכל.
זה החלק שהכי חשוב בעיניי לדייק בו כיוון שזה בסיס הפירמידה שנבנה פה.
בשלב הזה אנחנו בעצם נגדיר את המטרה שלנו לשנה הקרובה וככל שנהיה יותר מדוייקות, כך יש יותר סיכוי שנפרק בצורה נכונה למשימות ונגדיל את הסיכוי להגיע למטרה.

כבר כתבתי לך פוסט שלם על איך לכתוב מטרה בצורה טובה ואני מציעה בחום לעבור עליו ולכתוב את המטרה שלב אחר שלב.

אנשים יודעים להגיד מה המטרה שלהם אבל פתאום כשצריך לשבת ולנסח את זה בכתב ובצורה מדוייקת-
זה הרבה פחות פשוט ממה שזה נראה.
בפוסט תוכלי למצוא שאלות שיכוונו אותך בצורה טובה יותר למטרה שלך
וגם את ההסבר המלא לאיך לכתוב מטרה בצורה טובה ואפקטיבית כולל דוגמא לאיך זה אמור להיראות בסוף (אני בחורה של טמפלטים, אין ספק).
בגדול, כדי לכתוב מטרה טובה את צריכה להבין את ה’למה’ שלך- למה את בכלל רוצה להגשים את המטרה הזאת.
להבין את ה’למה’ עוזר להבין בהמשך את ה’איך’ ולכן, חשוב לבדוק את זה ולזקק אצלנו את המטרה.
לאחר מכן, חשוב לכתוב את המטרה בצורה אפקטיבית מספיק כדי שתביני בדיוק מה את רוצה ועד מתי את רוצה שזה יקרה (כן כן, עם תאריכים).

2. תוכנית רבעונית.

אוקיי, פה אנחנו מפשילות שרוולים ומתחילות לפרק את המטרה ליעדים.
מה שאני ממליצה לך זה לשבת עם דף ולפרק את כל המטרות שיש לך לעשות בדרך למטרה ולהיות כמה שיותר ספציפית.
כלומר, אם את יודעת שאת תצטרכי לעשות שיווק לעסק שלך בפייסבוק- לא לכתוב ‘לעשות שיווק לעסק בפייסבוק’ אלא לפרט:
– לפרסם ב5 קבוצות בפייסבוק.
– לעשות קמפיין ממומן בפייסבוק במשך X זמן/ בעלות של X ש”ח/כל מיקוד אחר שעולה על דעתך.

חשוב שכשאת כותבת מה יידרש לך תנסי לפרק לפרטים את המשימה ואם את לא בקיאה עדיין במשימה- תכניסי ללו”ז שלך גם זמן ללמידה.
כן, לרדת לרמות הכי מדוייקות.

אחרי שכתבת על דף את כל הפעולות שעלייך לעשות- תתחילי להציב יעדים.
אני אוהבת ממש לחלק את הדף ל4 ולעשות כותרת יפה לכל ריבוע לאיזה תאריך יעד הוא מיועד.
בתוך כל ריבוע אני כותבת את כל מה שאני מעוניינת להשיג עד תאריך היעד הספציפי הזה, חשוב מאוד להישאר ריאליות.
לקחת בחשבון את הזמן שהגיוני שנבצע בו את המשימה ולא את מה שאנחנו חולמות שנעשה.
כל הפרזה כזאת יכולה לגרום לנו תחושת אכזבה בהמשך ותחושה כזו תיצור ירידה במוטיבציה – חבל.

3. תוכנית חודשית

אוקיי, מפה זה כבר באמת נהיה קלי קלות.
תקחי לוח שנה חודשי, תסתכלי על המטרות של לרבעון הקרוב ותביני מה את אמורה לעשות מפה ברמה החודשית.
לדוגמא: אם את רוצה להגדיל את ההכנסה שלך ב4000 ש”ח עד סוף הרבעון – יהיה הגיוני לחלק את זה לעלייה של 1000 ש”ח כל חודש.
יחד עם זאת, לכל מוצר יש תקופות של ירידה במכירות ושל עלייה במכירות אז יכול להיות שדווקא במוצר שלך, ספציפית ברבעון הזה, ייצא לך יותר הגיוני יעד של 2000 ש”ח בחודש אחד, 1000 חודש שני, 500 ו500 בשניים הנותרים. סליחה על המתמטיקה.
את צריכה להפעיל פה חשיבה הגיונית בחלוקה של התוכנית החודשית אבל זו עדיין רק נגזרת של העבודה המאומצת יותר שעשינו ברבעונית.

תפרקי את כל המטרות שלך ברמה הרבעונית ליעדים קטנים יותר,
לרמה החודשית כדי שיהיה לך קל עוד יותר לעבור לשלב הבא.

4. תוכנית שבועית + יומית.

החלק הכי קל!
בחיי, מפה זה פשוט לשבץ בלו”ז.

אני אוהבת להיעזר במחברת ‘אני על זה’ שסקרתי בעבר כדי לפרט את המשימות השבועיות שאני מעוניינת לבצע –
אני מכניסה לפה גם משימות אישיות, גם סידורים. הכל.
כשאני רואה את הפעולות שאני צריכה לעשות השבוע-
מתחיל השיבוץ ביומן ברמה היומית.

ביומן מפורטים לי מידיי יום כל המשימות שיש לי, אירועים, מועדים וסידור העבודה (או במקרה שלי לו”ז הטיסות).
וככה אני יכולה לראות בצורה נוחה יותר איך לארגן את המשימות בתוך השבוע בהתחשב בשאר הדברים השגרתיים שלי.
השאיפה שלי היא לעשות כל יום משהו, גם אם קטן מאוד, שיקדם את המטרה שלי.
ברור שלא תמיד זה יכול טכנית להתאפשר אבל ככה אני יכולה לצפות את זה מראש ובמקום להתאכזב שלא הייתי פרודוקטיבית מספיק- להכין את עצמי לזה מראש ולדעת לפצות בימים אחרים.

טיפ חשוב:

אל תשכחי לשבץ לך גם זמן למנוחה.
לפעמים אנחנו כ”כ להוטות לראות את עצמנו בעשייה שזה מדהים (!!!) אבל עלול לגבות מחיר בהמשך.
על מנת למנוע מעצמך קריסה עתידית- תדעי לתכנן זמן למנוחה מראש.

כמו שציינתי בפנייך, אני מכורה לטמפלטים ועבודה מסודרת.
לכן, יצרתי עבורך טמפלטים מוכנים לתכנון שנתי, רבעוני ודפי משימות בהם תוכלי לפרט את כל המשימות שעלייך לבצע עד להשגת המטרה.

להורדה לחצי על התמונה:

אם אהבת את הפוסט ועשית לך תוכנית עבודה
אשמח שתתייגי אותי באינסטגרם yarden_levin@
ותשתפי את הפוסט לכל מי שנראה לך רלוונטי 😉

♥

ירדן.