10 טיפים מועילים ל- ניהול זמן בצורה אפקטיבית.

‘ניהול זמן’ היא התשובה לאחת השאלות שאני נשאלת הכי הרבה-
איך את מספיקה לעשות את כל מה שאני עושה?
והתשובה מאוד פשוטה – אני יודעת לנהל נכון את הזמן שלי.
אז נכון, אני עדיין לא מושלמת בזה ותמיד יש לאן להשתפר אבל אני באמת מספיקה המון כל יום!
ניהול הזמן בצורה אפקטיבית מאפשר לי לעשות דברים שונים שאני אוהבת  ולהקדיש זמן לכל הדברים שחשוב לי להשקיע בהם.

הדבר הראשון שחשוב שתביני זה שאין דבר כזה ‘אין לי זמן’.
נשמע מוזר?!
אני יודעת, חלק מכן מג’נגלות בין המון דברים ועיסוקים ונדמה שאין זמן.
אבל אני בטוחה שאם היו משלמים לך עכשיו 100,000 ש”ח עבור ביצוע אותה המשימה- היית מוצאת לה זמן 😉
הסיבה ש’אין לך זמן’ לביצוע מטלה כזו או אחרת זה פשוט כי היא לא בראש סדר העדיפויות שלך.
בשבוע יש לנו 168 שעות! זה ממש ממש הרבה זמן!
גם אם נוריד את שעות השינה ושעות העבודה- עדיין נשאר המון זמן לכל מה שחשוב לך.
איך מכניסים את הכל לתוך הלו”ז?
שאלה מעולה!
בואי נתחיל 🙂

1. תכתבי!

את כל מה שיש לך לעשות תכתבי.
אם את מוצאת את עצמך אומרת ‘זה ממש בקטנה, אין לי מה לכתוב את זה’ – תעשי את זה עכשיו.
אם לא מצאת לנכון לעשות את זה עכשיו, כנראה שזה צריך להיות רשום.
אני אישית שייכת לדור הישן של יומן ושל דפי עזר שונים (חכי להפתעה שמחכה לך בסוף הפוסט!) אבל בעידן שבו כולנו צמודים לסמארטפון, זה מעולה להשתמש גם בו!
יש היום אפליקציות כמו TRELLO שעוזרת לסדר את המשימות לנושאים, יש לה המון אופציות טובות כדי לפרוש מולך את המשימות שלך – ניתן גם לשתף ולעשות לוח משותף לשני אנשים כך שאם את ובן/בת זוגך רוצים להסתנכרן- זו אופציה מעולה!
כמובן שישנן גם הרשימות בנייד (בחלק מהניידים אפשר לשים רשימה כזאת על מסך הבית כדי שזה תמיד ‘יקפוץ’) ולוח השנה שמגיע לך עם הנייד וברוב המקרים, ניתן לסנכרן עם המייל האישי שלך.

כל דרך שתבחרי לכתוב בה היא טובה כל עוד את מקפידה לעקוב אחרי המשימות.

2. אל תצברי מטלות קטנות.

כפי שהתחלתי את הסעיף הקודם, אם זו נראית לך משימה פשוטה וכזאת ש’ייקח לי רק 2 שניות לסיים’ –
פשוט תסיימי!
את כל המטלות הקטנות שאת יכולה לסיים מהר פשוט תסיימי ותפני לך זמן לדברים החשובים יותר.
חשוב להיות עם שיקול דעת אבל תשתדלי להיפטר מכמה שיותר משימות קטנות במקום ולא לצבור אותן לאח”כ –
למה חשוב שיקול דעת?
כדי שלא תדחי משימות בשביל ההנאות הקטנות שלוקחות הרבה זמן (סליחה שביאסתי 😉 ) אלא בשביל מטלות שתוכלי ‘לתקתק’
ולפנות מהלו”ז שלך כדי להתפנות למשימות גדולות יותר.

3. סדר עדיפויות.

אחד הדברים החשובים ביותר כשאת מסדרת את המשימות שלך, זה להבין מה דחוף וקריטי לביצוע ומה פחות.
לפעמים יהיו מטלות שפחות נרצה לעשות אבל הן יהיו יותר דחופות-
זה המקום שלנו להתגבר על יצר הדחיינות (אל חשש, פוסט שלם ייכתב בנושא! אל תשכחי להישאר מעודכנת בהצטרפות כאן) ולהתחיל עם המטלה הדחופה ביותר ולאו דווקא עם זאת שיותר נרצה לבצע.
לדחות את המטלה לא יעזור לך-
זה רק יהפוך אותה לדחופה יותר ואותך ללחוצה יותר.
אני אוהבת לסדר את המשימות שלי לפי צבעים כך שאדום זה הדחוף ביותר, ירוק דחוף אבל פחות וצהוב זה חשוב לביצוע אבל לא דחוף.
אחרי שאני מסדרת ומתעדפת את המשימות אפשר להתפנות לשלב הבא:

4. להכניס את המטלות ללו”ז עם דד ליין.

בשלב הזה אני פורשת את השבוע שלי ומכניסה את המטלות לתוכו לפי סדר הדחיפות שיש לבצע כך שבימים הקרובים יהיו המשימות האדומות ובהמשך, יגיעו המשימות הירוקות והצהובות.
אני קובעת לי ממש מתי לבצע את המשימה עם דגש על פרט חשוב:
דדליין.
אני שמה לי דדליין לביצוע המשימה אבל חשוב מאוד שיהיה דדליין ריאלי!
תמיד תקחו מרווח טעות –
אם את חושבת שלביצוע משימה כלשהיא תצטרכי שעה, תגדירי לך שעה וחצי.
למה? כי בפועל יכול להיות שתצאי מריכוז, שיקרה משהו בלתי צפוי או סתם, שלא הערכת נכון את זמן ביצוע המשימה וזה בסדר גמור! זה קורה לכולם כמעט עם כל משימה. חשוב רק שנערך ונתכנן בהתאם.

5. חלוקה נכונה של המשימות.

לאחר שצפיתי בהרצאת טד מדהימה (מזמינה אותך בחום לצפות בה ממש כאן) התחלתי לתת כותרות למשימות שלי.
אני מחלקת את המשימות ל’קריירה/עבודה’ , ‘מערכות יחסים’ , ‘עבור עצמי’ –
כך בעצם אני יכולה לשמור על באלאנס בין כל המעגלים שאני מנהלת ולהשאיר פנאי גם לעצמי ולתחביבים שלי.
זה חשוב מאוד כדי לא לקרוס.
אם בלו”ז שלך יש 90% דברים שקשורים לעבודה ו10% דברים שקשורים למערכות יחסים – בסופו של דבר, תרגישי חוסר גדול מאוד בזמן איכות עם עצמך, תתגעגעי לדברים נוספים שעושים לך טוב או לחילופין, שהכל ירגיש לך סבבה אבל הגוף שלך יקרוס ויגדיר לך זמן מנוחה.
כדי לא להגיע למצבי קיצון, חשוב לאורך כל הדרך לשמור על באלאנס.
להגדיר לך מה הן שעות העבודה, מה הן שעות הפנאי ומתי את מתחזקת את מערכות היחסים השונות בחייך.

6. תנצלי ‘רגעים מתים’.

יש לנו הרבה רגעים מתים במהלך היום,
תנסי להיות פרודוקטיבית ולמלא את הרגעים האלה בעשייה ותורידי לעצמך משימות מהמשך היום.
איך למשל?
– כשאני חוזרת הביתה מהעבודה זה הזמן שבו אני מדברת עם אמא שלי (שזה כמובן בקטגוריה- מערכות יחסים), בזמן ההליכה או בזמן הנסיעה באוטובוס אנחנו משלימות פערים ומתעדכנות לגבי היום שעבר עלינו.
– במהלך ארוחת הצהריים בעבודה: אני מדברת ומתעדכנת עם חברתי היקרה שאיתה אני יוצאת להפסקה (מערכות יחסים) – בימים שהיא לא נמצאת, אני מקדישה את הזמן הזה ל’זמן אינסטגרם’ ומתחזקת את הרשתות החברתיות השונות שיש לי (קריירה).

יש עוד הרבה דוגמאות לרגעים מתים במהלך היום,
תנסי לשים לב לרגעים האלה סביבך ונצלי אותם.

7. טיפוסי יום וטיפוסי לילה.

דיברתי קצת על הנושא הזה בפוסט הזה   ואזכיר שוב-
לכל אחד מאיתנו יש נטייה מולדת להיות יותר עירניים ופרודוקטיביים בחלקים שונים של היום.
יש את האנשים שיש להם אנרגיות בבוקר ויש אנשים שעירניים יותר בלילה.
לצורך העניין, הפוסט הזה ברובו, נכתב אחרי 00:00 😉

חשוב שנבין מה הן השעות הטובות יותר שלנו, מתי אנחנו בשיא העירנות שלנו ונשמור את הפעילויות שמצריכות מאיתנו יותר ריכוז עבור השעות האלה.
אם אני לדוגמא, אנסה לכתוב פוסט ב8:00 בבוקר- זה כנראה ייקח לי המון זמן,
לעומת זאת, ברגעים אלו ממש (השעה היא 00:20) המילים יוצאות לי בחופשיות וההקלדה שלי כ”כ מהירה שאני שוקלת לפתוח תחרות חדשה באולימפיאדה 😉
פעילות שדורשת ממני ריכוז תבוצע בצורה טובה יותר ומהירה יותר בשעת השיא שלי.
תייעלי את הזמן שלך ותשבצי את המשימות לפי השעות שלך וההכרות שלך עם עצמך.

8. התמודדת עם ‘זוללי-זמן’.

“זוללי זמן” הם כל אותם הדברים או האנשים שגוזלים ממך זמן יקר עבור דברים לא חשובים שאת יכולה לוותר עליהם.
מכירה את האנשים האלה שתופסים אותך לשיחה שאת ממש רוצה להפסיק אבל לא יודעת איך?
זה הזמן להתאמן על להגיד ‘אני מתנצלת אבל אני חייבת להמשיך לעבוד’ או כל משפט אחר שיבהיר שהשיחה הסתיימה –
תמיד ממליצה לשמור על שיח נעים ומכבד ולא לחתוך שיחה בצורה שעלולה לפגוע במי שמולך.
זוללי זמן נוספים הם זיפזופ בטלוויזיה או רענון כל 5 דק’ של הפיד בפייסבוק/אינסטגרם.
עשי לך כלל מול עצמך-
אם אין תוכנית ספציפית שאת רוצה לראות בטלוויזיה (כמובן שממליצה להכניס אותה ללו”ז) – את מפנה את זמן הזיפזופ למשהו שגם ממש יועיל לך.
תייעלי את הזמן שלך ותדעי לשים גבולות לזוללי הזמן בין אם הם חיצוניים ובין אם הם פעולות שאת עושה ויכולה למנוע.

9. רשתות חברתיות ומה שביניהן.

בהמשך ישיר לסעיף הקודם-
אנחנו חיות בעולם מתקדם עם שלל רשתות חברתיות, טכנולוגיה שמקיפה אותנו מכל כיוון וFOMO רציני.
FOMO הוא למעשה הפחד שלנו להחמיץ דברים (Fear of missing out) שגורם ליד שלנו לגשת מידי 5 דק’ ולרענן פיד כלשהוא של רשת חברתית כלשהיא ולנסות להישאר תמיד בעניינים.
FOMO נוגעת לעוד תחומים אבל בהקשר שלשמו התכנסנו-
אני מבינה את הצורך והדחף הכמעט בלתי נשלט לרענן פידים וכאן מגיע הרגע שנצטרך תכנון נכון ושליטה עצמית.

תגדירי לך בלו”ז זמן מוגדר שבו את נמצאת ברשתות חברתיות-
אני אוהבת לקחת לי 10 דק’ בין משימה למשימה (או 5 דק’ אם זו משימה קצרה) כדי להיכנס לרשתות החברתיות להתעדכן.
ככה אני גם שולטת בזמנים, גם נשארת מעודכנת והFOMO שלי רגוע 😉

לגבי טלוויזיה- אני אוהבת לראות טלוויזיה אבל תמיד מגדירה לעצמי זמנים מדוייקים.
אם את ביום חופש ובא לך לשבת כל היום מול הטלוויזיה- לכי על זה!
אם את ביום חופש ואת רוצה לעשות מלא דברים אבל בסוף מצאת את עצמך כל היום מול הטלוויזיה- חבל.
מה ההבדל?
באחת יצרת אצלך תחושת מנוחה ובשנייה יצרת אצלך תחושת אכזבה מעצמך.
תסכימי איתי שיום שתיכננת לעשות בו המון דברים פרודוקטיביים (שיקדמו את הקריירה שלך לדוגמה) ובסופו לא עשית כלום כי כל היום היית מול הטלוויזיה זה יום מבוזבז. בשונה מיום שהגדרת מראש למנוחה מול הטלוויזיה.

ממש לפני כתיבת הפוסט הזה הגדרתי לעצמי בלו”ז 2 פרקים של סדרה שאני אוהבת (פמת”א!) וידעתי שבסיומם – אני חוזרת לעבוד.
אני מודה שהתחשק לי ללחוץ על עוד פרק ולהמשיך אבל ידעתי שהמחוייבות שלי כלפי עצמי וכלפייך כקוראת גבוהה יותר ולכן, שמתי לעצמי את הגבול ועבדתי לפי הלו”ז שלי.

10. גמישות מחשבתית.

הסעיף האחרון כנראה סותר את הפוסט כולו אבל הוא חשוב מאוד!
תקחי בחשבון שכל התוכניות וכל סדר היום עלול להשתנות כאמרת המשפט “האדם מתכנן ואלוהים צוחק”.
תקחי את זה בחשבון ותלמדי לזרום עם שינויים שמגיעים-
לשנות את סדרי העדיפויות ולפעול בהתאם לאילוצים.
זה יכול להיות מלחיץ בהתחלה אבל תקחי נשימה עמוקה ותסדרי מחדש,
במידת הצורך תעזרי באנשים סביבך שיעזרו במשימות שניתן לעזור בהן.

אלו היו 10 הטיפים והדרכים שלי לארגון זמן.

קוראת הניוזלטר שלי קיבלו למייל את הצ’ק ליסט לתכנון זמן-
אם גם את רוצה לקבל צ’ק ליסט שיעזור לך לתכנן את הזמן שלך בצורה נכונה, תשאירי את הפרטים שלך ממש פה למטה-
ותקבלי את הצ’ק ליסט לתכנון זמן בחינם ומוכן להדפסה!

אם נהנית מהפוסט אשמח שתשתפי אותו
ותספרי לי בתגובות- מה הסעיף שאת צריכה לעבוד עליו במיוחד?

♥

ירדן.